Dicas para uma organização eficiente no escritório

Quem trabalhou em home office durante a pandemia, ou segue trabalhando de casa até...
Organização de escritório com objetos personalizados.

Quem trabalhou em home office durante a pandemia, ou segue trabalhando de casa até hoje, deve ter aprendido algumas coisinhas básicas sobre a necessidade de organização no próprio ambiente de trabalho.

Normalmente quando chegamos em um escritório ele já está com a estrutura toda montada, tudo padronizado. E temos ficheiros, organizadores plásticos, divisórias, porta canetas, porta trecos, pastas para tablets e notebooks, arquivos fixos, cestos, caixas, organizadores de gavetas, moveis e mais diversos itens que auxiliam a facilitar nossa rotina e otimizam nosso tempo.

Porém quem vive em meio ao caos, não consegue produzir tão bem. Demorar para encontrar itens, esquecer onde deixou documentos, não saber se tem ou não um tipo de pasta, comprar em duplicidade algo por não lembrar que já tem. Esses são sintomas característicos de quem vive num ambiente desorganizado.
Mas, para que você consiga perceber ainda melhor a necessidade de manter a ordem no seu escritório, seja dentro ou fora de casa, vamos apresentar uma série de vantagens que trabalhar em um ambiente organizado pode trazer!

O que é organização no trabalho?

Organização no trabalho é muito mais que manter sua mesa arrumadinha. Vai bem além disso. Ao manter seu espaço de trabalho organizado você se dispõe a ter uma rotina mais funcional, e por consequência ter um rendimento acima do esperado. Será um ponto definitivo para seu crescimento e da sua equipe.

Ser bem sucedido pessoal e profissionalmente inclui planejamento e organização. Sua sala, ou escritório deve espelhar o que você almeja alcançar. Se quer vitória, não pode viver em meio a desorganização. Se deseja uma ascensão na carreira precisa refletir que está empenhado em atingir seu objetivo, e ser organizado no trabalho é fundamental.

Com seu espaço de trabalho em primeiro lugar, também é de extrema importância estar atento com relação a tarefas, prazos, proatividade, entrega de projetos, estar em dia com sua equipe e superiores e tudo que está dentro do seu planejamento e escopo profissional. Organizar sua rotina no trabalho e fora dele é essencial.

Qual é a importância da organização?

Essa questão é bastante ampla. Imagine chegar na mesa de um colega e encontrá-lo em meio ao caos de uma desorganização, sem saber onde estão documentos importantes ou sequer achar seus próprios pertences. Pois é, esse tipo de impressão causa um certo receio tanto nos contratantes quanto em membros da sua equipe ou mesmo os subordinados. Além de manter sua mesa e agenda organizadas, é interessante descobrir o que tira seu foco das tarefas e resolver a questão, assim o dia será mais produtivo, seu desempenho será dentro ou acima da expectativa, e o estresse vai ser muito menor.

Dicas para manter a organização no trabalho

Para que sua vida se torne mais organizada de uma forma geral, é necessário que seu ambiente de trabalho esteja de acordo com o planejamento. Mantenha suas coisas em ordem, e para tornar sua arrumação e manutenção mais fáceis, seguem algumas dicas preciosas:

Organização das gavetas

Alguns gaveteiros já vem com organizadores, mas se não for o caso, muitas lojas oferecem diversos modelos e com muitas funções, para que suas gavetas e o conteúdo delas fique todo em ordem. Se sua empresa não disponibilizar esse tipo de organizador, invista no seu conforto e organização, você vai ver que vale muito a pena.

Utilização de caixas organizadoras com divisórias

Para manter tudo no seu devido lugar, e saber onde está cada item, uma das melhores alternativas é deixar o que pode ser guardado em caixas organizadoras. Não esqueça de etiquetar com a informação sobre o conteúdo.

Gerenciamento dos cabos

Uma visão pavorosa é de mil fios e cabos emaranhados e sujos! Para resolver essa questão existem organizadores para cabos, com capacidade para vários fios. Vão deixar o visual da sua estação de trabalho mais clean, e facilitar na hora da limpeza.

Foto de porta cabos para uma melhor organização no escritório.

Caixas transparentes para uma visualização fácil

Mantenha os itens que usa com mais frequência em caixas transparentes, pois serão mais rapidamente identificados. Esse tipo de caixa ajuda bastante a otimizar seu tempo, já que pode achar mais facilmente o que precisa sem nem precisar abrir uma por uma.

Uso eficiente das pastas organizadoras

Pastas organizadoras são uma excelente ferramenta para separar papéis, comprovantes, documentos, contas, etc. Algumas vem com uma aba e é possível identificar cada espaço da pasta com data ou tema. Uma mão na roda!

Organização dos papéis

Se não tiver caixas ou gavetas suficientes para guardar ou arquivar a papelada, utilizar pastas organizadoras é uma opção. Mas seja onde for o local a guardá-los, separar por tema, ou data, ou urgência. Mantenha sua papelada sempre em ordem, para quando precisar fazer uma consulta, não perder muito tempo procurando.

Organização da mesa do escritório: funcionalidade e praticidade

Uma sugestão das boas é, deixe na sua mesa apenas o que vai realmente utilizar. Ter um organizer sempre ao alcance dos olhos, manter espaço apenas com itens indispensáveis, e deixar absolutamente todas as suas coisas no lugar.
Utilize recipientes para organizar seus itens, como porta lápis, porta trecos, pastas e caixas, tanto as transparentes quanto as organizadoras maiores.
O que não couber na mesa pode ficar em armários ou em baixo da própria mesa, para que seja possível trabalhar calmamente, sem o acúmulo de coisas que acaba por desviar a atenção em determinados momentos.

Benefícios da organização no trabalho

A pior coisa que existe para quem vai iniciar um dia de trabalho é chegar na própria mesa e estar tudo uma tremenda bagunça. Você já liga o computador meio desanimado, sem saber por onde iniciar.
Tenha em mente que ser organizado no trabalho é uma das suas tarefas diárias, então separa um tempinho para colocar ordem nos seus itens e em documentos.
Se até no computador organizamos pastas com cada assunto, fora dele é super importante manter seu ambiente de trabalho limpo e organizado. Para dar um empurrão de vez, seguem alguns benefícios que virão de aumentar sua organização no ambiente de trabalho:

Maior produtividade

Seu dia vai começar melhor ao chegar e ver tudo no seu devido lugar. Seu rendimento com certeza vai aumentar, uma vez que seu tempo será melhor administrado se puder executar suas tarefas sem precisar se esforçar para achar o que procura, ou se desconcentrar devido ao excesso de coisas na sua mesa. E outra dica é organizar suas tarefas por urgência, horário ou dia. Cumpra seus prazo e suas metas.

Uma rotina com menos estresse

A sensação de saber que pode encontrar facilmente seus pertences e documentos é revigorante. E com certeza seus superiores, companheiros de equipe ou subordinados terão uma impressão positiva de você, já que costumam dizer que somos o reflexo de onde estamos. Ou seja, para diminuir seu nível de estresse, tenha em mente que ter um ambiente de trabalho organizado, e estar com o planejamento das suas tarefas também organizado é fundamental para ter a consciência tranquila e quando terminar de trabalhar ter a paz que merece.

Melhora o foco no trabalho

Para executar suas tarefas com agilidade, atenção e de forma correta é necessário estar cem por cento focado nelas, certo? Então para que isso seja possível, o ideal é tirar de perto de você tudo que for excessivo. Materiais de trabalho, papelada, celular, ou qualquer outro item que desvie sua atenção do que precisa ser feito. Assim suas demandas estarão em dia, sem prejudicar sua equipe ou furar com os prazos.

Organizador de documentos: facilidade na localização 

Como dissemos anteriormente, manter a organização no seu ambiente de trabalho é uma das missões que devem ser executadas diariamente. Assim como organizar suas demandas de acordo com o prazo de entrega.

Para que isso fique ainda mais fácil, o ideal é que seus documentos, relativos ao cumprimento das suas tarefas estejam igualmente organizados, por prazo, ou por nome, ou pelo tema, enfim, organizados de maneira que seja fácil encontrá-los e que nada se perca.

Utilizar organizadores de documentos vai te ajudar, e muito, a manter toda a papelada em ordem, literalmente, e a facilitar bastante o desempenho das suas funções. O que está diretamente ligado ao seu desempenho profissional, e o reconhecimento por parte dos seus superiores. Existem diversos modelos de organizadores, e o que mais estiver de acordo com suas necessidades será uma ajuda extra que só tornará sua rotina mais leve.

 

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